¿Qué es un
presupuesto?
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada
en valores y términos financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este
concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
1.
La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
2.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo,
comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los
logros o remediar las diferencias.
3.
Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles
preventivos como correctivos dentro de la organización.
1.
Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales),
grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas
1.
Los presupuestos son importantes porque ayudan a
minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
2.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan
de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
3.
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se
busca........................................................
4.
Facilitan que los miembros de la organización
5.
Cuantifican en términos financieros los diversos
componentes de su plan total de acción.
6.
Las partidas del presupuesto sirven como guías
durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven
como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y
programas.
7.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a
pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria
8.
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de
estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles
sucesivos para su ulterior análisis.
9.
Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden
ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del
presupuesto.
1.
Planear integral y sistemáticamente todas las
actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
2.
Controlar y medir los resultados cuantitativos,
cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la
empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
3.
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en
forma integral.
4.
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
5.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
6.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
7.
Lograr los resultados de las operaciones
periódicas.
Los presupuestos se pueden clasificar desde
diversos puntos de vista a saber: 1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo
de tiempo que cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Según
el sector en el cual se utilicen.
6.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un único nivel de
actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre
en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político,
cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el
sector público.
6.1.2 Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de
actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son
de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos
adaptativos, pero complicados y costosos.
6.2.1 A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones
de un año. Este sistema se adapta a los países con economías
inflacionarias.
6.2.2 A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes
de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y
grandes empresas.
6.3.1 De operación o económicos
Tienen en cuenta la planeación detallada de las
actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y,
su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos
se pueden destacar:
·
·
Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto
incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de
los materiales.
·
·
Presupuesto de Compras
Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán
durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
·
Presupuesto de
Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el
presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
·
·
Presupuesto de flujo de
efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser
preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El
presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
·
·
Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa.
Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser
concebido como el "presupuesto de presupuestos".
6.3.2 Financieros
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o
partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y
2) el de Capital o erogaciones capitalizables.
·
Presupuesto de Tesorería
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de
fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar
también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever
los recursos monetarios que la organización necesita para
desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o
trimestralmente.
·
Presupuesto de erogaciones
capitalizables
Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas
de inversión y el monto de recursos financieros que se
requieren para llevarlas a cabo.
6.4.1 Presupuestos del Sector Público
son los que involucran los planes, políticas,
programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio
más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las
diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.
6.4.2 Presupuestos del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares,. Se
conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las
actividades de una empresa.
Son tres: 1)Predictibilidad, 2)Determinación
cuantitativa y, 3)Objetivo.
Se destacan: 1)Previsión. 2)Costeabilidad,
3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participación, 7)Oportunidad y, 8)
Contabilidad por áreas de responsabilidad.
Son: 1)Orden y 2)Comunicación.
Se destacan: 1)Autoridad y 2)Coordinación.
Son: 1)Reconocimiento, 2)Excepción, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos.
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si
quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y
contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo
que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben
asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al
plan de operaciones.
La presupuestación puede fracasar por diversas
razones:
·
Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y
los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y
las causas de los resultados.
·
Cuando no está definida claramente la
responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus
responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
·
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos
niveles jerárquicos de la organización.
·
Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo
tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los
colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.
·
Cuando no existe un sistema contable que genere
confianza y credibilidad.
·
Cuando se tiene la "ilusión del control"
es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el
presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
·
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de
la presupuestación.
·
Cuando no se siguen las políticas de la
organización.
Es la agenda en la cual se definen a través del
tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización
y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
Toda organización al formular sus planes, deberá
delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que
cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse
ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y
objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha
OBJETIVOS:Metas hacia
donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son
básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
POLÍTICAS: Serie de
principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro.
PLANES: Conjunto
de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.
ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante
determinada situación.
PROGRAMA: Cada una
de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos
necesarios para alcanzar las metas propuestas.
ORGANIZAR: Asignar
los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que
permitan alcanzar las metas de las empresas.
EJECUTAR: Colocar
en marcha los planes.
CONTROLAR: Comparar
lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de
responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y
causas de las mismas.
PREVER: Determinar
de manera anticipada lo que va a producir.
